Kebijakan Privasi

Penyimpanan Riwayat Percakapan

Kami menyimpan riwayat percakapan untuk mengevaluasi dan memperbaiki kualitas jawaban PRISMA AI. Riwayat tersebut mencakup pesan teks yang Anda kirim beserta jawaban PRISMA AI, tersimpan di infrastruktur internal yang dikelola oleh Bidang Data, Digitalisasi, dan Teknologi Informasi (DDTI) Perpustakaan dan Kearsipan UNISMA. Hanya tim pengelola yang berwenang dapat mengaksesnya dan kami tidak membagikannya kepada pihak luar.

Masa Retensi Data

Riwayat percakapan disimpan selama 30 hari sejak interaksi berlangsung. Setelah batas waktu tersebut, sistem menghapus data itu secara otomatis. Umpan balik yang dikirim melalui fitur penilaian mengikuti masa retensi yang sama. File yang Anda unggah dibaca di server untuk diambil teksnya, lalu file itu sendiri dibuang tanpa disimpan. Teks hasil pembacaan menjadi bagian dari percakapan sehingga mengikuti masa retensi 30 hari di atas. Ketentuan retensi ini tidak berlaku bagi data formulir kontak yang tersimpan di server dan ditinjau secara berkala oleh tim perpustakaan.

Informasi yang Dikumpulkan

Berikut informasi yang kami kumpulkan saat Anda menggunakan PRISMA AI:

• Pesan teks, yaitu pesan yang Anda kirimkan ke PRISMA AI.
• File unggahan, yaitu file yang Anda lampirkan sebagai bahan bagi PRISMA AI dalam menjawab pertanyaan.
• Zona waktu, agar PRISMA AI dapat memberikan jawaban yang relevan dengan waktu setempat.
• Identifikasi teknis, yaitu informasi dasar peramban Anda seperti bahasa dan jenisnya. Informasi tersebut diubah menjadi kode unik untuk membatasi penggunaan berlebihan, bukan untuk melacak identitas Anda.
• Formulir kontak, yaitu nama, fakultas, topik, dan pesan yang dikirim melalui halaman kontak dan disimpan di server kami.
• Umpan balik, yaitu penilaian dan komentar yang Anda berikan terhadap jawaban PRISMA AI melalui fitur umpan balik di dalam percakapan.
• Alamat IP, yang tidak kami simpan secara permanen. Alamat ini dapat diteruskan ke alat pencarian internal ketika fitur pencarian web digunakan.

Penggunaan Data untuk Peningkatan Layanan

Data yang dikumpulkan digunakan untuk tujuan berikut:

• Menghasilkan jawaban yang relevan dan akurat atas pertanyaan Anda.
• Mengevaluasi kualitas jawaban PRISMA AI secara berkala.
• Mengidentifikasi topik-topik yang sering ditanyakan untuk memperkaya basis pengetahuan perpustakaan.
• Mendeteksi dan mencegah penyalahgunaan layanan.

Kami tidak menggunakan data percakapan untuk melatih ulang model kecerdasan artifisial. Data Anda juga tidak digunakan untuk keperluan komersial, periklanan, atau profiling pengguna.

Keamanan Informasi

Seluruh komunikasi antara Anda dan PRISMA AI dilindungi enkripsi untuk mencegah penyadapan. Kami juga menerapkan pembatasan jumlah permintaan untuk mencegah penggunaan berlebihan, perlindungan terhadap serangan pemalsuan permintaan lintas situs (CSRF), serta konfigurasi header keamanan pada setiap respons server. Seluruh infrastruktur berada di jaringan internal universitas yang tidak dapat diakses langsung dari jaringan publik, serta kata sandi maupun kredensial pribadi tidak pernah kami kumpulkan.

Hak Pengguna atas Data

Anda tidak diwajibkan mengirimkan data pribadi sensitif saat menggunakan PRISMA AI. Kami menyarankan agar kata sandi, PIN, kode OTP, dan informasi rahasia lainnya tidak dimasukkan ke dalam percakapan. Anda juga dapat menghubungi pengelola melalui halaman kontak untuk menanyakan data yang Anda kirim, meminta perbaikan data pada formulir kontak, atau mengajukan penghapusan data yang masih tersimpan. Karena PRISMA AI dapat digunakan tanpa pembuatan akun, pengelola mungkin perlu meminta keterangan tambahan agar data yang Anda maksud dapat dikenali dengan benar.

Penyedia Model Bahasa

PRISMA AI menyusun jawaban dengan bantuan penyedia model bahasa di luar infrastruktur universitas. Isi pesan yang Anda kirimkan diteruskan ke penyedia tersebut sebatas yang diperlukan untuk menyusun jawaban dan tanpa informasi identitas pribadi Anda. Pemrosesan di sisi penyedia tunduk pada kebijakan privasi mereka sendiri.

Cookie

PRISMA AI menggunakan dua cookie untuk keperluan keamanan, yaitu cookie sesi dan cookie CSRF. Cookie sesi mengenali satu sesi percakapan selama Anda menggunakan PRISMA AI, sedangkan cookie CSRF memverifikasi bahwa setiap permintaan formulir berasal dari sesi yang sah. Keduanya bersifat sementara dengan masa berlaku maksimal 12 jam, tidak digunakan untuk pelacakan, analitik, maupun periklanan. Tidak ada cookie pihak ketiga yang dipasang pada halaman PRISMA AI.

Batasan Tanggung Jawab

PRISMA AI adalah asisten percakapan untuk layanan Perpustakaan dan Kearsipan UNISMA. Cakupannya meliputi pertanyaan seputar layanan, koleksi, dan prosedur perpustakaan. Meskipun kami berupaya menjaga akurasi, jawaban yang dihasilkan dapat mengandung informasi yang tidak sepenuhnya tepat dan tidak menggantikan informasi resmi dari pihak perpustakaan. Untuk keperluan yang membutuhkan kepastian seperti jadwal layanan saat hari libur atau prosedur administrasi, kami menyarankan untuk mengonfirmasi langsung kepada petugas perpustakaan.

Kontak Pengelola

Jika Anda memiliki pertanyaan atau kekhawatiran terkait kebijakan privasi PRISMA AI, silakan hubungi tim pengelola melalui halaman kontak kami.